Lập kế hoạch truyền đạt thông tin

Đã bao giờ bạn nhận được một bản ghi nhớ (memo) và cảm thấy rằng người gởi chẳng hề quan tâm đến việc bạn có hiểu được memo ấy viết gì? Có lẽ bạn cũng từng thuyết giảng một số bài thuyết trình mà kết quả nhận được là sự dửng dưng của khán giả. Xem xét lại vấn đề, có lẽ bạn đã truyền đạt thông tin và nhận ra rằng bạn thực sự không có cách thức đánh giá thái độ cũng như xem xét các nhu cầu của khán giả.

Đây thực sự là điều gây khó chịu nhất. Thậm chí tệ hơn nữa là những kết cục như vậy thường làm nảy những ảnh hưởng tiêu cực, thậm chí nó có thể mang lại kết cục ngược hẳn lại với mong muốn ban đầu của bạn.

Dù bạn chỉ truyền đạt các thông tin hàng ngày hay các thông tin quan trọng hơn về các thay đổi trong công ty, thì các giao tiếp thành công nhất vẫn thường bắt đầu từ một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bước đầu tiên là hãy đặt mình vào vị trí của khán giả (đối tượng tiếp nhận thông tin). Xác định thông tin họ mà cần biết, cần nghe, phương pháp truyền đạt? Các yếu tố khiến họ dửng dưng? Và làm thế nào để biết là họ đã tiếp nhận được thông tin mà bạn đã truyền đạt (qua các bài kiểm tra).

Do đó, có các kỹ năng giao tiếp tốt đôi khi quan trọng hơn việc chuẩn bị tốt một bản ghi nhớ hoặc bài thuyết trình. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin nêu ra các bước căn bản giúp bạn chuẩn bị tốt kế hoạch truyền đạt thông tin theo hướng đối tượng người nghe..

Tiếp thị thông tin của bạn!

Truyền đạt thông tin của doanh nghiệp được sử dụng tốt đồng nghĩa với việc bạn đang thực hiện tốt chiến lược marketing của mình. Ví dụ: Bạn có thông tin (về một sản phẩm) cần “bán” cho khán thính giả (tức khách hàng).

Nếu khách hàng dự định sẽ mua sản phẩm, bạn sẽ phải “đóng gói” thông tin sao cho nó có sức thu hút, đồng thời, bạn phải đảm bảo giá trị và lợi nhuận thu về sẽ cao hơn chi phí bỏ ra (cái “giá” bạn chào cho khách hàng). Đồng thời, bạn phải tiếp cận đối tượng tiếp nhận thông tin bằng các phương pháp truyền đạt phù hợp. Bước tiếp theo (quảng bá sản phẩm) là bạn phải xác định được tính hiệu quả cũng lợi ích thông tin đó mang lại.

Các bước lập kế hoạch truyền đạt thông tin

Hiểu biết các mục tiêu của bạn

Bước 1. Hiểu rõ các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng quát: Mục tiêu mà bạn muốn đạt đến là gì, khi nào và tại sao muốn đạt được mục tiêu đó? Hãy ghi lại các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng quát trong kế hoạch của mình.

Hình 1: Mẫu lập kế hoạch truyền đạt thông tin

Kế hoạch truyền đạt thông tin hướng đối tượng
Các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng thể:
Đối tượng tiếp nhận thông tin	Mục đích truyền đạt thông tin	Thông tin	Phương thức truyền đạt thông tin	Thời điểm truyền đạt thông tin

Hiểu biết về đối tượng tiếp nhận thông tin

Bước 2. Đây là thời điểm để bạn xác định và liệt kê các đối tượng tiếp nhận thông tin (Tại thời điểm ban đầu, việc thực hiện bước này tương đối khó đối với mọi kế hoạch truyền đạt thông tin, ngoại trừ các kế hoạch đơn giản. Để thực hiện thành công bước này, bạn nên sử dụng kỹ năng phân tích đối tượng người nghe (ví dụ như thông tin bạn muốn truyền đạt chỉ dành cho kế toán trưởng hoặc giám đốc, các đối tượng khác là không phù hợp). Điều này đặc biệt hữu dụng khi xác địch đối tượng hướng đến của hoạt động giao tiếp và lý do giao tiếp).

Ví dụ: Nhóm đối tượng tiếp nhận thông tin
Cứ coi “đối tượng tiếp nhận thông tin” là một tập hợp những người mà bạn cần tiếp xúc. Bất kỳ người nào cũng có thể là một thành viên của các nhóm đối tượng này. Lấy ví dụ, xem xét một kế hoạch giao tiếp dự kiến có 4 nhóm đối tượng giao tiếp:

+ Nhóm làm việc tại Hà Nội
+ Nhóm làm việc tại TP. HCM
+ Nhóm đảm nhận các dịch vụ khách hàng
+ Nhóm cán bộ quản lý nhân sự

Nam là cán bộ quản lý nhân sự làm việc tại Hà Nội do đó Nam là một thành viên của hai nhóm đối tượng, trong khi đó Châu là lãnh đạo nhóm phụ trách dịch vụ khách hàng tại TP.HCM. Cùng lúc, Minh là chuyên viên tư vấn công nghệ thông tin tại TP.HCM, là thành viên của duy nhất một nhóm “Nhóm làm việc tại TP.HCM”.

Bước 3. Ở bước này, bạn cần xem xét lại các mục tiêu truyền đạt và xác định rõ các mục tiêu cụ thể cho từng nhóm đối tượng giao tiếp. Một phương pháp rất hay để tiến hành thực hiện bước này là xem xét các nhu cầu của từng đối tượng - họ cần và muốn biết thông tin gì? Liệt kê tất cả các mục tiêu có thể cho mỗi nhóm đối tượng trong kế hoạch của bạn.

Lập kế hoạch truyền đạt và kênh truyền đạt thông tin

Một khi đã xác định rõ mục tiêu và có một sự hiểu biết toàn diện về đối tượng người nghe thì đó là thời gian thích hợp để bạn lên kế hoạch turyền đạt thông tin – điều này có nghĩa là những thông điệp được truyền đạt phải đáp ứng mục tiêu, đúng thời điểm và có cách thức truyền đạt hợp lý.

Bước 4: Trước khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, bạn hãy xác định kênh thông tin mà bạn sẽ sử dụng để truyền đạt. Suy nghĩ thật bao quát và sáng tạo! Bạn có thể sử dụng nhiều kênh thông tin để truyền đạt trong công ty của mình, sau đây là một số kênh thông tin mà bạn có thể tham khảo: 

Email	Chỉ thị CEO	Tổ chức sự kiện
Bản tin	Áp phích	Họp nhóm
Họp từ xa	Họp nhanh vào giờ trưa	Mạng nội bộ (lotus note)
Bảng thông báo	Bản tin nội bộ

 Lời khuyên: Nên sử dụng các kênh thông tin hiện có

Công ty nên sử dụng các kênh thông tin hiện có, như là bản tin nội bộ, mạng nội bộ (email, lotus note) và các cuộc họp nhóm. Sử dụng những kênh thông tin sẵn có với những thông tin thích hợp và đúng thời điểm là một cách tiếp cận đối tượng hiệu quả.

Bước 5: Lập kế hoạch truyền đạt thông tin cho mỗi nhóm đối tượng, bắt đầu bằng việc nghĩ về một nhóm đối tượng rộng trước. Ví dụ, nhóm đối tượng rộng có thể là “Tất cả những người đang làm việc ở Văn phòng Hà Nội” và “Tất cả nhân viên tại văn phòng TP.HCM”

Sau đó bạn hãy xem xét lần lượt mỗi đối tượng, bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Điều gì mà đối tượng cần và muốn biết?
• Thời điểm nào hợp lý để truyền đạt thông tin?
• Kênh thông tin nào là phổ biến được ưa chuộng để tiếp cận đối tượng?
• Đối với những thông tin mà đối tượng đã được xác định rõ ràng thì phương pháp truyền đạt nào là hiệu quả nhất?

Một số thông tin có thể được yêu cầu để đáp ứng những mục tiêu riêng của đối tượng. Hãy chắc chắn rằng thông tin của bạn đáp ứng “hơn cả mục tiêu mong đợi” của đối tượng

Lời khuyên:

Trước khi xem xét mục này chúng ta hãy so sánh công việc lập kế hoạch truyền đạt thông tin với công việc Marketing. Có người trong lĩnh vực marketing đã phát biểu rằng: “thông tin về sản phẩm của bạn phải hiện diện trong tâm trí khách hàng khoảng 7 lần trước khi họ quyết định mua.” Trong khi điều này rõ ràng là bạn cần phải phát đi nhiều lần thông tin của bạn trước khi nó ăn sâu vào tâm trí của họ.

Mặt khác, giống như bạn lập kế hoạch cho mỗi đối tượng, cũng nên nhớ là những thành viên của mỗi đối tượng này có thể sẽ là một phần của đối tượng khác, hãy cố gắng lập kế hoạch truyền đạt để mỗi cá nhân đều nhận đúng và không bị dư thừa thông tin (hay tệ hại hơn là bị nhầm lẫn) với những thông tin khác mà họ nhận được.

Giám sát hiệu quả

Bước 6: Thu thập các phản hồi từ những lần truyền đạt mà bạn đã lên kế hoạch và thực hiện. Thăm dò những người trong những nhóm đối tượng khác nhau về những hoạt động bạn thực hiện. Kiểm tra xem họ có nắm bắt được thông tin mà bạn muốn họ tiếp nhận hay không. Nhận các phản hồi đúng lúc, bạn có thể điều chỉnh cho các lần sau nhằm đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của đối tượng hoặc thu hẹp sự khác biệt giữa các đối tượng.

Ví dụ: Nếu đưa ra một ví dụ đầy đủ ở đây thì nó có thể mất khá nhiều thời gian …. Và sau đây là một ví dụ có thể giúp cho bạn thực hiện việc hiểu rõ hơn cách thức lập một kế hoạch truyền đạt thông tin.

Hãy xem xét kế hoạch truyền đạt thông tin việc thực hiện áp dụng hệ thống khóa an toàn mới trong văn phòng của bạn. Mục tiêu chung là “đảm bảo việc chuyển từ hệ thống khóa an toàn hiện tại sang hệ thống mới được nhịp nhàng”

Ai là đối tượng cần truyền đạt và thông tin nào mà họ cần? Việc xem xét trước tiên là đối tượng ảnh hưởng “Tất cả nhân viên trong văn phòng”. Mọi người cần biết lịch thay đổi, điều gì được mong đợi và khi nào diễn ra.

Chú ý trong lập kế hoạch truyền đạt thông tin

Nếu mỗi người ở mỗi khu vực cần nhận những hướng dẫn khác nhau về cách sử dụng khóa như thế nào và các vấn đề khác, mỗi khu vực cần được lập danh sách như là một đối tượng riêng (“Nhân viên ở khu vực A sử dụng thẻ từ để vào văn phòng, nhân viên ở khu vực B sử dụng mã số để vào nhà kho …), chịu trách nhiệm về vấn đề an toàn này như thế nào? Những nhóm đối tượng đặc biệt hơn có nhu cầu được cung cấp thông tin cụ thể về việc quản lý hệ thống mới như thế nào?...

Bây giờ hãy xem xét từng thông tin cụ thể cho mỗi nhóm đối tượng. Cũng giống như thông báo tất cả nhân viên các thông tin về hệ thống khóa mới. “Nhân viên ở khu vực A” phải biết được nơi nào ở khu vực A đặt khóa từ và được phép vào văn phòng từ mấy giờ đến mấy giờ, cách sử dụng thẻ từ như thế nào?, bảo quản ra sao? … Thông tin này phải được truyền đạt vài ngày trước đó và được nhắc nhở để họ có thể sẵn sàng sử dụng hệ thống khóa mới này.